Υπάρχουν συγκεκριμένα πράγματα που μπορείτε να κάνετε που μπορούν να βελτιώσουν τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες:
- Ακούστε τον συνομιλητή σας. Οι άνθρωποι θέλουν να ξέρουν ότι ακούγονται. Ακούστε πραγματικά τι λέει ο άλλος, αντί να διατυπώσετε την απάντησή σας. Ζητήστε διευκρινίσεις για να αποφύγετε παρεξηγήσεις. Εκείνη τη στιγμή, το άτομο που σας μιλάει θα πρέπει να είναι το πιο σημαντικό άτομο στη ζωή σας. Ένα άλλο σημαντικό σημείο είναι να κάνετε μια συζήτηση τη φορά. Αυτό σημαίνει ότι εάν μιλάτε με κάποιον στο τηλέφωνο, μην απαντάτε σε ένα email ή μην στέλνετε μήνυμα ταυτόχρονα. Το άλλο άτομο θα ξέρει ότι δεν έχει την αμέριστη προσοχή σας.
- Με ποιον μιλάς παίζει ρόλο. Είναι εντάξει να χρησιμοποιείτε ακρωνύμια και ανεπίσημη γλώσσα όταν επικοινωνείτε με έναν φίλο, αλλά εάν στέλνετε email ή στέλνετε μηνύματα στο αφεντικό σας, το «Hey» ή οποιαδήποτε άτυπη γλώσσα, δεν έχει θέση στο μήνυμά σας. Δεν μπορείτε να υποθέσετε ότι το άλλο άτομο γνωρίζει τι σημαίνει το ακρωνύμιο. Ορισμένα αρκτικόλεξα έχουν διαφορετική σημασία για διαφορετικούς ανθρώπους, θέλετε να παρεξηγηθείτε; Οι αποτελεσματικοί φορείς επικοινωνίας στοχεύουν το μήνυμά τους με βάση το ποιος μιλάνε, γι’ αυτό προσπαθήστε να έχετε στο μυαλό σας το άλλο άτομο, όταν προσπαθείτε να μεταδώσετε το μήνυμά σας
- Η γλώσσα του σώματος έχει σημασία. Αυτό είναι σημαντικό για συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο και τηλεδιάσκεψη. Βεβαιωθείτε ότι φαίνεστε προσβάσιμοι, επομένως έχετε ανοιχτή τη γλώσσα του σώματος. Αυτό σημαίνει ότι δεν πρέπει να σταυρώνετε τα χέρια σας. Και κρατήστε οπτική επαφή για να ξέρει ο άλλος ότι προσέχετε.
- Ελέγξτε το μήνυμά σας πριν πατήσετε αποστολή. Τα ορθογραφικά και γραμματικά είναι σωτήρια, αλλά δεν είναι αλάνθαστα. Ελέγξτε ξανά τι έχετε γράψει, για να βεβαιωθείτε ότι τα λόγια σας μεταδίδουν το επιθυμητό μήνυμα.
- Να είστε σύντομοι, αλλά συγκεκριμένοι. Για γραπτή και προφορική επικοινωνία, εξασκηθείτε στο να είστε σύντομος αλλά αρκετά συγκεκριμένος, ώστε να παρέχετε αρκετές πληροφορίες ώστε το άλλο άτομο να καταλάβει τι προσπαθείτε να πείτε. Και αν απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει ολόκληρο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν δημιουργήσετε την απάντησή σας. Με αρκετή εξάσκηση, θα μάθετε να δίνετε πάρα πολλές πληροφορίες.
- Γράψτε τι θέλετε να πείτε. Κρατήστε σημειώσεις ενώ μιλάτε με άλλο άτομο ή όταν βρίσκεστε σε μια συνάντηση και μην βασίζεστε στη μνήμη σας. Στείλτε ένα επόμενο email για να βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνετε τι ειπώθηκε κατά τη διάρκεια της συνομιλίας.
- Μερικές φορές είναι καλύτερο να σηκώνετε το τηλέφωνο. Αν διαπιστώσετε ότι έχετε πολλά να πείτε, αντί να στείλετε ένα email, καλέστε το άτομο. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι υπέροχο, αλλά μερικές φορές είναι πιο εύκολο να επικοινωνήσετε προφορικά αυτό που έχετε να πείτε.
- Σκεφτείτε πριν μιλήσετε. Πάντα να κάνετε μια παύση πριν μιλήσετε, χωρίς να πείτε το πρώτο πράγμα που σας έρχεται στο μυαλό. Αφιερώστε λίγο χρόνο και προσέξτε πολύ τι λέτε και πώς το λέτε. Αυτή η μία συνήθεια θα σας επιτρέψει να αποφύγετε την αμηχανία.
- Αντιμετωπίστε όλους ισότιμα. Μην μιλάτε κάτω σε κανέναν, αντιμετωπίζοντας τους πάντες με σεβασμό. Να αντιμετωπίζετε τους άλλους ως ίσους σας.
- Διατηρήστε θετική στάση και χαμογελάστε. Ακόμα και όταν μιλάτε στο τηλέφωνο, χαμογελάστε γιατί η θετική σας στάση θα διαφανεί και ο άλλος θα το καταλάβει. Όταν χαμογελάτε συχνά και αποπνέετε μια θετική στάση, οι άνθρωποι θα σας ανταποκριθούν θετικά.
Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι μια δεξιότητα που διδάσκεται, επομένως ακολουθώντας μερικές από τις συμβουλές που περιγράφονται παραπάνω, θα σας επιτρέψει να βελτιώσετε τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες.
Πηγή: ManPower Group
